Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Kim sorumlu? (Veri sorumlusu ve veri işleyen)

ProdTrack
Adres: Sakarya / TÜRKİYE
E-posta: [email protected]

• ProdTrack Standards'ta hesabınızı kendiniz açarsınız. Bu durumda veri sorumlusu ProdTrack'tir.
• ProdTrack UTP, Logistics ve SKDM'de hesabınızı çalıştığınız firma (ProdTrack'in müşterisi) açar ve verilerin hangi amaçla işleneceğine firma karar verir. Bu durumda veri sorumlusu firmanızdır; ProdTrack, hizmeti firma adına ve firmanın talimatıyla sunan veri işleyendir (KVKK m. 12, GDPR m. 28). UTP'deki verilerinizle ilgili taleplerinizi öncelikle firmanıza iletin; firmanıza ulaşamazsanız bize yazabilirsiniz, talebinizi firmaya ileterek yardımcı oluruz.

2. Standards'ta işlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta adresi, telefon (isteğe bağlı).
• Mesleki bilgiler: unvan, firma adı, personel belgelendirme / sertifika bilgisi (isteğe bağlı). Bu bilgiler hazırladığınız muayene raporlarına "muayene eden" olarak yazılır.
• Hesap ve güvenlik: şifreniz (yalnız tek yönlü şifrelenmiş özeti saklanır, şifrenin kendisi saklanmaz), e-posta doğrulama ve şifre sıfırlama kodları, KVKK onayı ve ticari ileti izninizin tarihi.
• Google veya Apple ile giriş: ilgili sağlayıcının verdiği hesap kimliği, e-posta adresi ve adınız. Apple'da "e-postamı gizle" seçeneğini kullanırsanız Apple'ın oluşturduğu yönlendirme adresi saklanır. Google veya Apple şifreniz bize hiçbir zaman ulaşmaz.
• Oturum ve cihaz: IP adresi, tarayıcı bilgisi, oturum başlangıç ve son erişim zamanları; mobil uygulamada cihaz modeli, işletim sistemi, uygulama sürümü ve bildirim (push) anahtarı.
• Hizmet içeriği: kaydettiğiniz değerlendirmeler, ölçüm değerleri, muayene raporları, bulgu fotoğrafları ve açıklamaları, rapor şablonları, kurumsal logo ve firma bilgileri.
• Üyelik: seçtiğiniz paket, paket talepleri ve kullanım miktarları (rapor sayısı, depolama). Ödemeler banka havalesiyle alınır; kart veya banka hesap bilginiz Hizmet üzerinde işlenmez. Mobil uygulamada satın alma yapılmaz.

Yüz tanıma veya parmak iziyle giriş tamamen cihazınızın işletim sistemi tarafından yürütülür; biyometrik verileriniz bize iletilmez ve tarafımızca işlenmez.

3. Standards'ta amaçlar ve hukuki sebepler

• Hesabın açılması, kimlik doğrulama, giriş ve oturum yönetimi; değerlendirme, rapor, fotoğraf ve QR doğrulama hizmetlerinin sunulması; paket ve kullanım sınırlarının yönetilmesi — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m. 5/2-c).
• Hizmetin güvenliği, kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimin önlenmesi (ör. hatalı giriş denemelerinin sınırlanması), hataların giderilmesi — meşru menfaat (m. 5/2-f).
• Hesabınız, paketiniz ve raporlarınızla ilgili bilgilendirme e-postaları ve uygulama bildirimleri — sözleşmenin ifası (m. 5/2-c). Bildirimleri uygulamada Hesap ekranından kapatabilirsiniz.
• Kanuni saklama ve bildirim yükümlülükleri, yetkili makamların talepleri — hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç).
• Kampanya ve yenilik duyuruları — yalnız üyelikte verdiğiniz açık rızayla (m. 5/1). Rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

4. Standards'ta paylaşım ve QR doğrulama

Firma çalışma alanına katıldıysanız, firma içinde oluşturulan raporlar ve adınız aynı firmadaki diğer kullanıcılar tarafından görülebilir. QR doğrulama sayfası, kesinleşmiş bir raporun yalnız doğrulama için gerekli özet bilgilerini kodu bilen kişilere gösterir: rapor no, revizyon, tarih, raporu düzenleyen firma, parça ve çizim no, muayene edenin adı, kabul seviyesi, bulgu sayısı ve sonuç.

5. UTP'de işlenen kişisel veriler

UTP, çelik konstrüksiyon ve imalat firmalarının üretim, kalite, sevkiyat ve depo süreçlerini yönettiği kurumsal bir iş yazılımıdır. Hesaplar yalnız firma yöneticisi tarafından açılır; uygulamadan kendi kendine üyelik açılmaz.

• Kullanıcı ve personel bilgileri: ad, soyad, iş e-postası, telefon (isteğe bağlı), bölüm, görev ve rol, personel sicil numarası, profil fotoğrafı (isteğe bağlı), dil ve bildirim tercihleri.
• İş kayıtları: yaptığınız veya onayladığınız üretim operasyonları, QR okutmaları, kalite kontrolleri, uygunsuzluk (NCR) kayıtları, mal kabul, sevkiyat, sarf malzeme teslimleri, iş devri ve vardiya notları; her kaydın tarihi, saati ve kaydı yapan kullanıcı. EN 1090 izlenebilirliği için bir parçayı kimin, ne zaman işlediği saklanır.
• Personel yönetimi (firma bu modülü kullanıyorsa): puantaj ve adam-saat, vardiya, iş planı, kaynakçı belgeleri ve geçerlilik tarihleri, zimmet ve personel kartı bilgisi.
• Dosyalar ve fotoğraflar: kayıtlara eklediğiniz fotoğraflar, belgeler, çizimler ve sertifikalar.
• Connect (mesajlaşma): mesajlarınız, eklediğiniz dosyalar, okundu bilgisi. Mesajlar yalnız sohbetin katılımcılarına gösterilir. Müşteri ve taşeron kullanıcıları Connect'i göremez.
• Güvenlik ve oturum: şifre (yalnız tek yönlü özet), iki adımlı doğrulama (yönetici hesaplarında, Google / Microsoft Authenticator), oturum kayıtları, IP adresi, onaylanan mobil cihazlar ve işlem geçmişi (denetim kaydı).
• Cihaz bilgileri (mobil ve masaüstü): cihaz kimliği, modeli, işletim sistemi, uygulama sürümü, bildirim anahtarı ve cihaz saati (kaydın ne zaman yapıldığını doğru göstermek için).
• Müşteri ve taşeron portalı kullanıcıları: ad, e-posta, firma; yalnız kendileriyle paylaşılan proje, sipariş, sevkiyat ve iş emri bilgileri.

6. Mobil uygulamanın izinleri

ProdTrack Mobile (UTP) ve ProdTrack Standards uygulamaları cihaz izinlerini yalnız ilgili özelliği siz kullandığınızda ister. İzin vermezseniz uygulama çalışmaya devam eder; yalnız o özellik kullanılamaz. İzinleri cihazınızın ayarlarından istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Kamera

• Neden: parça, paket, malzeme ve personel kartı QR kodlarını okutmak; kalite kontrol, uygunsuzluk (NCR), mal kabul, sevkiyat ve Standards muayene kayıtlarına fotoğraf eklemek.
• Nasıl: kamera yalnız siz okutma veya fotoğraf çekme ekranını açtığınızda çalışır. QR okutma görüntüsü cihazda işlenir; saklanmaz ve hiçbir yere gönderilmez. Çektiğiniz fotoğraf yalnız eklediğiniz kayda, kendi firmanızın portalına yüklenir.
• Fotoğraflardaki konum: yüklemeden önce fotoğraflar küçültülür ve içlerindeki konum bilgisi (EXIF/GPS) silinir.
• İzin vermezseniz: kodu elle yazabilir ya da el terminali / barkod okuyucu kullanabilirsiniz.

Fotoğraf arşivi (galeri)

• Galeriden yalnız sizin seçtiğiniz fotoğraflar okunur; uygulama galerinizin geri kalanına erişmez.
• Connect'te gelen bir fotoğrafı kaydetmek istediğinizde, yalnız o fotoğrafı galeriye yazmak için izin istenir.

Konum

• Neden: yalnız iki iş için: (1) dijital teslim tutanağı — teslimatı onayladığınız andaki konum tutanağa yazılır; (2) sefer kaydı (ProdTrack Lojistik) — şirket aracıyla izinli dış görevdeyken güzergâhın kaydı.
• Sefer kaydı nasıl çalışır: kayıt yalnız kapıda çıkışınız verildikten sonra siz "Yola çıktım" dediğinizde başlar ve aracın dönüşü alınana kadar sürer. Bu süre boyunca kayıt ekran kilitliyken de devam eder; telefonunuzda konum göstergesi (iOS) veya sürekli bildirim (Android) görünür. Sefer bitince ya da izin kapanınca konum toplanmaz; sunucu, dışarıda olmayan bir izin için konum kabul etmez.
• Uygulama "her zaman" (arka plan) konum izni istemez; seferi başlatmadığınız sürece konumunuzu almaz. Konum reklam veya profil çıkarma için kullanılmaz.
• Kim görür: sefer güzergâhını yalnız izni alan kişi, firmanızda araç iznini onaylamaya yetkili kişiler ve portal yöneticisi görebilir; kapı güvenliği göremez. Teslim tutanağındaki konum, tutanağın kendisiyle birlikte (imza, fotoğraflar, eksik / hasarlı kalem notları) ilgili müşteriye PDF olarak e-postayla gönderilir.
• Saklama: sefer güzergâh noktaları 90 gün sonra otomatik silinir; araç izni kaydı ve toplam kilometre firmanızın kayıtlarında kalır.
• İzin vermezseniz teslim tutanağı konumsuz kaydedilir; uygulamanın diğer bölümleri çalışmaya devam eder.

Mikrofon

• Mikrofon yalnız siz kayıt düğmesine bastığınızda kullanılır; uygulama arka planda dinlemez.
• Connect sesli mesajı: kaydettiğiniz sesli mesaj firmanızın sunucusuna yüklenir ve gönderdiğiniz sohbetin katılımcıları tarafından dinlenebilir. Diğer sohbet mesajları gibi firmanızın saklama politikası süresince tutulur. Bir mesajı sildiğinizde sohbetten kaldırılır; kayıt, denetim ve izlenebilirlik için firmanızın saklama süresi boyunca sunucuda silindi olarak işaretli tutulabilir.
• Asistana sesli soru ve sesle yazma: konuşmanız cihazınızın konuşma tanıma hizmetiyle (Apple veya Google) metne çevrilir; ProdTrack'e yalnız bu metin gönderilir. Bu ses kaydı ProdTrack'e gönderilmez ve saklanmaz.

Face ID / Touch ID / parmak izi

Hızlı giriş için isteğe bağlıdır. Biyometrik doğrulama tamamen cihazınızın işletim sistemi tarafından yapılır; uygulama yalnız "doğrulandı / doğrulanmadı" yanıtını alır. Biyometrik veriniz cihazınızdan çıkmaz, bize ulaşmaz.

Bildirimler

İş atamaları, onaylar, mesajlar ve kritik uyarılar için anlık bildirim gönderilir. Bunun için cihazınıza özel bir bildirim anahtarı Apple Push Notification Service ve Google Firebase Cloud Messaging üzerinden (Expo aracılığıyla) kullanılır. Bildirimleri cihaz ayarlarından ya da uygulamada Profil › Bildirimler ekranından kapatabilir, sessiz saat belirleyebilirsiniz.

Cihazda saklanan veriler

• Çevrimdışı çalışabilmek için işinizle ilgili kayıtlar cihazda saklanır. Bu veritabanı kullanıcıya özel ve şifrelidir; anahtarı cihazın güvenli deposunda (iOS Keychain / Android Keystore) tutulur.
• Teklif ve maliyet gibi gizli veriler cihaza indirilmez.
• Çıkış yaptığınızda ya da firma yöneticiniz cihazı portal üzerinden kapattığında yerel veriler silinir.
• Paylaşılan atölye tabletlerinde her kullanıcının verisi ayrı tutulur; bir kullanıcı diğerinin verisini göremez.

Cihaz bilgileri ve hata raporları

• Cihaz bilgileri: cihaz kimliği, model, işletim sistemi ve uygulama sürümü, bildirim anahtarı (push token) ve cihaz saati; hesabın ve cihazın onaylanması, bildirimlerin iletilmesi ve kayıtların doğru zaman damgası alması için kullanılır.
• Hata raporları: uygulamada bir hata oluştuğunda firmanızın sunucusuna hata türü ve kısa açıklaması, ekran / işlem adı, uygulama ve cihaz sürümü, cihaz kimliği ve bir başvuru numarası (ör. H-XXXXXX) gönderilir. İstek içeriği, şifre, oturum anahtarı ve QR içeriği gönderilmez; mesajdaki e-posta adresi ve anahtar benzeri değerler maskelenir.
• Hata raporlarını firmanızın yetkili yöneticisi görür; başvuru numarasıyla destek istediğinizde ProdTrack destek ekibi yalnız sorunu çözmek için inceleyebilir. Hata kayıtları 30 gün sonra otomatik silinir.
• Reklam, analitik veya izleme (tracking) amaçlı veri toplanmaz; veriler üçüncü taraf reklam veya veri aracılarıyla paylaşılmaz.

7. UTP'de amaçlar ve hukuki sebepler

• Firmanızın üretim, kalite, sevkiyat, depo ve personel süreçlerinin yürütülmesi; iş kayıtlarının tutulması — firmanızla aranızdaki iş ilişkisi ve firmanın hukuki yükümlülükleri (KVKK m. 5/2-c, 5/2-ç).
• EN 1090, ISO 3834 ve benzeri kalite standartlarının gerektirdiği izlenebilirlik ve kayıt saklama — hukuki yükümlülük ve meşru menfaat (m. 5/2-ç, 5/2-f).
• Hesap güvenliği, cihaz onayı, iki adımlı doğrulama, kötüye kullanımın önlenmesi, hata giderme — meşru menfaat (m. 5/2-f).
• Bildirim ve e-posta gönderimi (iş atamaları, onaylar, raporlar) — sözleşmenin ifası (m. 5/2-c).
• Firmanın lisans ve kullanım sınırlarının denetlenmesi — sözleşmenin ifası (m. 5/2-c).

8. Yapay zekâ (asistan) özellikleri

Firmanızın paketinde açıksa UTP'de asistan, fotoğraftan uygunsuzluk taslağı ve özet gibi yapay zekâ özellikleri kullanılabilir.

• Siz bir istek yaptığınızda, isteğiniz ve yanıt üretmek için gereken kayıt bilgisi firmanızın seçtiği sağlayıcıya gönderilir: Anthropic (Claude) veya OpenAI (GPT).
• Bu sağlayıcıların kurumsal API koşulları gereği gönderilen veriler model eğitiminde kullanılmaz.
• Yapay zekâ yanıtları öneri niteliğindedir. Onay, red ve kalite kararları her zaman yetkili bir kişi tarafından verilir; aleyhinize sonuç doğuran otomatik karar verilmez.
• Yapay zekâ özelliklerini firmanız kapatabilir.

9. Firma sistemleri ile merkez arasındaki bilgiler

Her firmanın portalı ayrı bir alt alan adında ve ayrı bir veritabanında çalışır; bir firmanın verisi başka bir firmaya görünmez. Portal, getprodtrack.com merkezine yalnız şunları gönderir:

• Lisans doğrulama: kurulum kimliği, alan adı ve kişisel veri içermeyen kullanım sayıları (kullanıcı, proje sayısı gibi).
• Dosya bütünlüğü kontrolü: yazılım dosyalarının özet değerleri (SHA-256). Bunlar kişisel veri değildir.
• Giriş dizini: mobil uygulamada firma adresi yazmadan giriş yapabilmeniz için e-posta adresinizin yalnız tek yönlü özeti (SHA-256) ve bağlı olduğu firma. E-posta adresinizin kendisi merkezde tutulmaz.

ProdTrack çalışanları firma verilerine yalnız firmanın destek talebi, güvenlik olayı veya yasal zorunluluk halinde ve gerekli olduğu ölçüde erişir.

10. Toplama yöntemi

Veriler; üyelik ve profil formları, firma yöneticisinin açtığı hesaplar, web portalı, mobil ve masaüstü uygulama kullanımı, QR okutmaları, yüklediğiniz dosyalar, Google / Apple ile giriş (yalnız Standards) ve cihazınızın otomatik olarak ilettiği teknik bilgiler aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

11. Aktarım ve hizmet sağlayıcılar

Kişisel verileriniz satılmaz, reklam amacıyla kullanılmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Hizmetin çalışması için yalnız aşağıdaki sağlayıcılara, gerekli olduğu ölçüde aktarılır:

• Sunucu, depolama ve yedek: Hetzner Online GmbH (veri merkezleri Avrupa Birliği'nde).
• Uygulama bildirimleri: Expo (650 Industries, Inc.), Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification Service.
• Giriş (yalnız Standards): Google LLC ve Apple Inc., yalnız bu yöntemlerle giriş yapmayı seçerseniz.
• Yapay zekâ (yalnız UTP'de, firma açtıysa): Anthropic PBC ve OpenAI, L.L.C.
• E-posta: ProdTrack'in kendi e-posta sunucusu ya da firmanızın tanımladığı e-posta (SMTP) sunucusu.

Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan aktarım, KVKK m. 9'da ve GDPR'da öngörülen güvencelere (standart sözleşme hükümleri vb.) uygun olarak yapılır. UTP'de iş kayıtlarınız ve adınız, firmanızdaki yetkili kullanıcılar tarafından ve firmanın paylaşmayı seçtiği ölçüde müşteri ile taşeron portallarında görülebilir. Kanunen yetkili kamu kurumlarına talep halinde bilgi verilebilir.

12. Saklama süresi

• Standards: verileriniz hesabınız açık kaldığı sürece saklanır. Hesabınızı sildiğinizde profiliniz anonimleştirilir; kişisel raporlarınız, değerlendirmeleriniz ve fotoğraflarınız silinir. Firma çalışma alanında oluşturulan raporlar firmaya ait kayıt olduğundan firmada kalır.
• UTP: veriler, firmanızın ProdTrack ile sözleşmesi sürdüğü ve firmanın saklama politikasının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Üretim ve kalite kayıtları EN 1090 ve ilgili mevzuat gereği yıllarca saklanabilir; bu kayıtlarda hesabınız silindikten sonra adınız anonimleştirilir. Sözleşme sona erdiğinde firma verisi firmaya teslim edilir ve makul süre içinde silinir.
• Sefer güzergâh noktaları (Lojistik): 90 gün sonra otomatik silinir.
• Mobil uygulama hata kayıtları: 30 gün sonra otomatik silinir.
• Oturum ve güvenlik kayıtları güvenlik amacıyla sınırlı süre tutulur.
• Yedekler AES-256 ile şifrelenerek ayrı depolamada (Hetzner Object Storage) tutulur. UTP'de varsayılan olarak son 3 günün yedeği saklanır (firma 1–30 gün arası seçebilir); süresi dolan yedekler otomatik olarak silinir.
• Kanunen daha uzun saklanması gereken kayıtlar ilgili süre boyunca saklanır.

13. Hesabınızı silme

ProdTrack Standards

• Mobil uygulamada: Hesap › Hesabı sil. Hesabınız anında silinir.
• Web üzerinden: kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine "Hesap silme talebi" konulu bir e-posta gönderin.

ProdTrack UTP ve mobil uygulaması

• Mobil uygulamada: Profil › Hesap › Hesabımı sil adımıyla silme talebi başlatabilirsiniz. Talep firmanızın portal yöneticisine iletilir.
• Uygulama yüklü değilse: firmanızın yöneticisine başvurabilir ya da iş e-posta adresinizden [email protected] adresine "UTP hesap silme talebi" konulu e-posta gönderebilirsiniz. E-postada çalıştığınız firmayı belirtin.
• Süre: talebiniz en geç 30 gün içinde tamamlanır ve size bilgi verilir.
• Silinenler: hesabınız, giriş bilgileriniz, profil fotoğrafınız, bildirim anahtarlarınız, cihaz kayıtlarınız, bildirim tercihleriniz; cihazınızdaki yerel veriler.
• Silinmeyip anonimleştirilenler: firmanın yasal olarak saklamak zorunda olduğu üretim, kalite, sevkiyat ve izlenebilirlik kayıtları. Bu kayıtlarda adınız "silinmiş kullanıcı" olarak değiştirilir.
• Firmanızdan ayrıldığınızda firma yöneticiniz de hesabınızı kapatabilir veya silebilir.

14. Çerezler ve yerel depolama

• Web portallarında yalnız oturumunuzu açık tutan zorunlu çerezler kullanılır (ör. Standards'ta pts_sid, UTP'de WordPress oturum çerezleri).
• Dil, tema ve ekran tercihleriniz tarayıcınızın yerel depolamasında tutulur.
• Reklam, analiz veya izleme çerezi kullanılmaz.
• Mobil uygulamada oturum anahtarları cihazın güvenli anahtar deposunda (iOS Keychain / Android Keystore) saklanır.

15. Güvenlik

• Tüm bağlantılar HTTPS (TLS) ile şifrelenir.
• Şifreler ve oturum anahtarları yalnız tek yönlü özet olarak saklanır; yönetici hesaplarında iki adımlı doğrulama kullanılır.
• Mobil cihazlar firma yöneticisinin onayıyla kullanılır; kaybolan cihaz portal üzerinden kapatılıp yerel verileri sildirilebilir.
• Mobil uygulamadaki çevrimdışı veriler şifreli saklanır.
• Her firmanın verisi ayrı veritabanında tutulur; yetkiler rol bazlıdır, kullanıcı yalnız yetkili olduğu ekranları ve kayıtları görür.
• Hatalı giriş denemeleri sınırlandırılır; önemli işlemler denetim kaydına yazılır.
• Yedekler şifreli bağlantıyla ayrı depolamaya alınır.

16. Çocuklar

Hizmetler kaynak, kalite ve imalat sektöründeki profesyonellere yöneliktir; 18 yaşından küçüklerin kullanımına yönelik değildir ve bilerek 18 yaş altı kişilerden veri toplanmaz.

17. KVKK m. 11 ve GDPR kapsamındaki haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme; işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m. 7 şartları çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. AB'de bulunuyorsanız GDPR kapsamındaki erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarınızı da kullanabilir, bulunduğunuz ülkenin veri koruma otoritesine şikâyette bulunabilirsiniz.

Başvurularınızı kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine veya yukarıdaki posta adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. UTP ile ilgili başvurular, veri sorumlusu olan firmanızla birlikte değerlendirilir. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır.

18. Değişiklikler

Bu metin güncellenebilir. Önemli değişikliklerde kayıtlı e-posta adresinize veya uygulama üzerinden bilgi verilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son güncellemeyi gösterir.